Diagnóstico de PMO em 5 etapas

Um diagnóstico de PMO mede o quanto o escritório de projetos cumpre o próprio mandato: método comum, visibilidade do portfólio, alinhamento à estratégia e entrega de valor. O resultado é uma nota por dimensão e um plano de ação com responsável, prazo e critério de conclusão. Este artigo descreve o diagnóstico em 5 etapas, do convite aos respondentes ao plano de ação, e os erros que comprometem o resultado.

Por que o PMO precisa ser diagnosticado

O PMO (escritório de gerenciamento de projetos) é uma estrutura comum e frequentemente questionada. Dois estudos do Project Management Institute (PMI) registram essa tensão:

• no relatório The impact of PMOs on strategy implementation, do PMI, de 2013, cerca de 70% das organizações pesquisadas tinham PMO, contra 61% em 2006;
• no mesmo relatório, apenas 33% dos respondentes afirmaram que o PMO atingiu o potencial pleno de contribuição ao negócio;
• no estudo A realistic portrait of PMOs, de Brian Hobbs e Monique Aubry, de 2005, com 255 PMOs, 39% dos respondentes disseram que a relevância ou a existência do PMO havia sido seriamente questionada nos anos anteriores.

Os dados são antigos e de amostras internacionais. Eles não medem o PMO brasileiro de hoje. Eles mostram um padrão: ter PMO não garante valor percebido. O diagnóstico existe para separar a estrutura da função e indicar qual função falta.

A relação entre PMO e níveis de maturidade está detalhada no artigo PMO e maturidade em projetos: do caos ao previsível. Aqui o foco é a condução do diagnóstico.

O que o diagnóstico de PMO avalia

O diagnóstico combina três elementos:

1. Modelo de referência. Define dimensões e níveis. Exemplos: o Prado-MMGP, modelo brasileiro de maturidade em gerenciamento de projetos, e o OPM3, do PMI, para gestão organizacional de projetos.
2. Respondentes. Patrocinadores, gerentes de projeto e equipe do PMO. Cada grupo enxerga o escritório de um ponto diferente.
3. Evidências. Cronogramas, atas de portfólio, relatórios de status e registros de lições aprendidas. A evidência confirma ou corrige a resposta.

Você sabia? No relatório do PMI de 2013, PMOs envolvidos com frequência no alinhamento dos projetos aos objetivos estratégicos apareceram quase duas vezes mais entre os de alto desempenho: 21%, contra 12% dos raramente envolvidos.

Como conduzir o diagnóstico em 5 etapas

1. Definir escopo e modelo

Escrever em uma frase a pergunta do diagnóstico. Exemplo: “o PMO está pronto para assumir a priorização do portfólio?”. Escolher o modelo de maturidade em projetos e listar as dimensões avaliadas. Definir quem responde por dimensão.

2. Convidar os respondentes

Enviar a cada respondente um convite individual, com prazo e explicação do objetivo. Informar que o objeto da avaliação é o processo, não a pessoa. Respostas individuais dão a cada grupo espaço para registrar a própria visão, sem a influência de quem fala mais alto em reunião.

3. Consolidar a nota por dimensão

Calcular a nota de cada dimensão, e não apenas a média geral. A média esconde a dimensão mais fraca. Comparar as respostas dos grupos: quando patrocinadores e gerentes de projeto divergem, a divergência é um achado e entra no relatório.

4. Redigir o relatório

Organizar o relatório em quatro partes: sumário executivo, nota por dimensão, forças e fraquezas, e lacuna entre o nível atual e o nível exigido pela pergunta da etapa 1. Ferramentas com inteligência artificial podem gerar o rascunho do relatório e da análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças). O rascunho ainda precisa de revisão humana.

5. Revisar e montar o plano de ação

Quem conduz o diagnóstico valida o rascunho contra as evidências e monta o plano de ação no formato 5W2H: o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto custa. Cada ação recebe responsável nomeado, prazo e critério de conclusão. Selecionar de 3 a 5 ações para a dimensão mais fraca. Plano de ação sem responsável nomeado não é executado.

Na prática: checklist do diagnóstico de PMO

1. Pergunta do diagnóstico escrita em uma frase.
2. Modelo de referência escolhido e dimensões listadas.
3. Convite individual enviado a patrocinadores, gerentes de projeto e equipe do PMO.
4. Nota calculada por dimensão, com as divergências entre grupos registradas.
5. Relatório revisado contra as evidências.
6. De 3 a 5 ações com responsável, prazo e critério de conclusão.
7. Data da próxima medição marcada.

Erros que comprometem o diagnóstico de PMO

• Ouvir apenas a equipe do PMO. O escritório avalia o próprio trabalho. A visão dos patrocinadores e dos gerentes de projeto equilibra o resultado.
• Avaliar entregáveis em vez de função. Contar relatórios produzidos não mede se o portfólio é priorizado pela estratégia.
• Exigir o nível seguinte inteiro de uma vez. O plano trata o próximo degrau da dimensão mais fraca, não todas as dimensões ao mesmo tempo.
• Publicar o rascunho sem revisão. O texto gerado por ferramenta não conhece o contexto da organização. A revisão confere cada afirmação contra a evidência.
• Não repetir a medição. Sem segunda medição, não há como saber se o plano produziu efeito.

Perguntas frequentes

Quem deve conduzir o diagnóstico de PMO?

Uma pessoa com conhecimento do modelo de referência e sem responsabilidade direta pelos resultados avaliados. Pode ser alguém de fora do PMO, uma área de qualidade ou um consultor externo. O requisito é a independência na leitura das evidências.

Quantos respondentes o diagnóstico precisa ter?

Pelo menos um respondente de cada grupo: patrocinadores, gerentes de projeto e equipe do PMO. Mais respondentes por grupo reduzem o peso de uma visão individual e tornam as divergências mais visíveis.

Com que frequência repetir o diagnóstico de PMO?

A prática comum é repetir a cada 6 a 12 meses. O intervalo precisa permitir a conclusão das ações do plano e ser curto o bastante para orientar o ciclo seguinte.